{"id":763,"date":"2026-10-27T08:15:24","date_gmt":"2026-10-27T07:15:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/donnees-des-candidats-quelles-informations-conserver-et-pendant-combien-de-temps\/"},"modified":"2026-11-03T18:02:59","modified_gmt":"2026-11-03T17:02:59","slug":"donnees-candidats-que-garder-et-combien-de-temps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/fr\/donnees-candidats-que-garder-et-combien-de-temps\/","title":{"rendered":"Donn\u00e9es candidats, que garder et combien de temps"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\">Un poste de maintenance se rouvre. Vous retrouvez un profil int\u00e9ressant, mais son CV date, ses disponibilit\u00e9s sont inconnues et personne ne sait pourquoi son dossier figure encore dans votre outil. Les <strong>donn\u00e9es des candidats<\/strong> restent accessibles, sans \u00eatre forc\u00e9ment utiles.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La difficult\u00e9 n\u2019est pas seulement de choisir une dur\u00e9e. Vous devez distinguer les informations n\u00e9cessaires au recrutement en cours, celles destin\u00e9es \u00e0 un vivier et les \u00e9l\u00e9ments conserv\u00e9s pour d\u00e9fendre un droit. Chacun de ces usages appelle ses propres r\u00e8gles.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>En bref<\/strong><\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Conservez les informations utiles \u00e0 une finalit\u00e9 pr\u00e9cise, pas un dossier complet par d\u00e9faut.<\/li><li>Le rep\u00e8re de deux ans concerne le vivier, pas toutes les pi\u00e8ces de candidature.<\/li><li>Distinguez les dossiers actifs, les archives \u00e0 acc\u00e8s restreint et les \u00e9l\u00e9ments \u00e0 supprimer.<\/li><li>Pr\u00e9voyez les demandes des personnes et les suppressions d\u00e8s la collecte.<\/li><\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles informations garder pour recruter ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pour le poste de maintenance, vous avez besoin de conna\u00eetre l\u2019exp\u00e9rience technique, les comp\u00e9tences et les contraintes de disponibilit\u00e9. La situation familiale ou des d\u00e9tails sans rapport avec le travail n\u2019aident pas \u00e0 \u00e9valuer l\u2019aptitude professionnelle. <strong>Une information accessible n\u2019est pas n\u00e9cessairement une information \u00e0 conserver.<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L\u2019article 5, paragraphe 1, point c, du r\u00e8glement (UE) 2016\/679, le RGPD, pose le principe de <strong>minimisation des donn\u00e9es<\/strong>. En France, l\u2019article L1221-6 du Code du travail pr\u00e9cise que les informations demand\u00e9es doivent pr\u00e9senter un lien direct et n\u00e9cessaire avec l\u2019emploi propos\u00e9 ou l\u2019\u00e9valuation des aptitudes professionnelles.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Appliquez cette logique au CV, mais aussi aux notes d\u2019entretien, aux messages et aux \u00e9valuations. Une observation comme \u00ab sait diagnostiquer une panne sur cet \u00e9quipement \u00bb apporte un \u00e9l\u00e9ment exploitable. Un jugement sur la personnalit\u00e9, sans fait professionnel observable, ajoute surtout du bruit.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00c9vitez \u00e9galement les copies successives du m\u00eame dossier de candidature dans les bo\u00eetes mail et les r\u00e9pertoires partag\u00e9s. Chaque exemplaire devient un endroit suppl\u00e9mentaire \u00e0 mettre \u00e0 jour ou \u00e0 supprimer.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Le bon p\u00e9rim\u00e8tre se d\u00e9finit avant la collecte<\/strong>, en partant des crit\u00e8res du poste et des d\u00e9cisions que ces informations doivent \u00e9clairer.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quel d\u00e9lai pour chaque usage ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Une candidature en cours, un vivier et une archive ne r\u00e9pondent pas au m\u00eame objectif. L\u2019article 5, paragraphe 1, point e, du RGPD impose une conservation limit\u00e9e \u00e0 la dur\u00e9e n\u00e9cessaire aux finalit\u00e9s poursuivies. Il ne fixe pas un d\u00e9lai unique pour tous les recrutements.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Usage<\/th>\n<th>Informations concern\u00e9es<\/th>\n<th>Rep\u00e8re de conservation<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Recrutement en cours<\/td>\n<td>CV, \u00e9changes et \u00e9valuations utiles<\/td>\n<td>Pendant le processus, avec une r\u00e8gle de cl\u00f4ture d\u00e9finie.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Vivier de candidatures<\/td>\n<td>Profil et coordonn\u00e9es pertinents<\/td>\n<td>En principe, deux ans au maximum apr\u00e8s le dernier contact selon le rep\u00e8re de la CNIL.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>D\u00e9fense d\u2019un droit<\/td>\n<td>Pi\u00e8ces strictement n\u00e9cessaires<\/td>\n<td>D\u00e9lai justifi\u00e9 selon le risque et la prescription applicables.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Gestion du personnel<\/td>\n<td>\u00c9l\u00e9ments n\u00e9cessaires apr\u00e8s embauche<\/td>\n<td>R\u00e8gles propres \u00e0 chaque document et \u00e0 son nouvel usage.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/cnil-direct\/question\/350\">r\u00e9ponse de la CNIL sur les dossiers des candidats<\/a> donne un rep\u00e8re pour les candidatures non retenues conserv\u00e9es en vue d\u2019autres opportunit\u00e9s. <strong>Les deux ans ne constituent ni une obligation g\u00e9n\u00e9rale ni une autorisation de tout garder.<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pour votre poste technique, la cl\u00f4ture doit donc d\u00e9clencher un choix : suppression, entr\u00e9e encadr\u00e9e dans le vivier ou conservation restreinte de certaines pi\u00e8ces. Une fiche de dur\u00e9e de conservation doit pr\u00e9ciser le point de d\u00e9part, l\u2019\u00e9ch\u00e9ance et l\u2019action attendue.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1448\" height=\"1086\" src=\"https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Donnees-des-candidats-quelles-informations-conserver-et-pendant-combien-de-temps-1-1.jpg\" alt=\"d\u00e9couvrez quelles donn\u00e9es des candidats conserver, comment respecter leur confidentialit\u00e9 et pendant combien de temps les archiver.\" class=\"wp-image-762\" srcset=\"https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Donnees-des-candidats-quelles-informations-conserver-et-pendant-combien-de-temps-1-1.jpg 1448w, https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Donnees-des-candidats-quelles-informations-conserver-et-pendant-combien-de-temps-1-1-300x225.jpg 300w, https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Donnees-des-candidats-quelles-informations-conserver-et-pendant-combien-de-temps-1-1-1024x768.jpg 1024w, https:\/\/www.twenty-one-nexus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/10\/Donnees-des-candidats-quelles-informations-conserver-et-pendant-combien-de-temps-1-1-768x576.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1448px) 100vw, 1448px\" \/><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quand garder un profil en vivier ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un profil peut rester int\u00e9ressant apr\u00e8s un refus, notamment si le poste demandait une comp\u00e9tence qu\u2019il pourrait acqu\u00e9rir. Mais un vivier utile n\u2019est pas une r\u00e9serve de dossiers oubli\u00e9s. Il rassemble des personnes susceptibles de correspondre \u00e0 des besoins identifi\u00e9s.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le traitement doit reposer sur une base juridique adapt\u00e9e, conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article 6 du RGPD. Si vous choisissez le <strong>consentement<\/strong>, les conditions des articles 4, point 11, et 7 s\u2019appliquent : le choix doit notamment \u00eatre libre, sp\u00e9cifique, \u00e9clair\u00e9 et univoque, avec un retrait aussi simple que l\u2019accord.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pr\u00e9sentez s\u00e9par\u00e9ment la candidature au poste et la possibilit\u00e9 de recevoir d\u2019autres propositions. N\u2019interpr\u00e9tez pas l\u2019absence de r\u00e9ponse comme une acceptation. Si vous envisagez une autre base, comme l\u2019int\u00e9r\u00eat l\u00e9gitime, documentez son ad\u00e9quation et les droits associ\u00e9s.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dans notre exemple, conservez les comp\u00e9tences recherch\u00e9es et les pr\u00e9f\u00e9rences professionnelles utiles, plut\u00f4t que toutes les anciennes notes. Un \u00e9change r\u00e9el peut permettre de v\u00e9rifier l\u2019actualit\u00e9 du profil ; l\u2019envoi automatique d\u2019un message ne devrait pas servir \u00e0 prolonger artificiellement le d\u00e9lai.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>La valeur du vivier vient de sa pertinence et de son actualit\u00e9<\/strong>, pas du nombre de candidatures accumul\u00e9es dans l\u2019outil.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Que dire aux personnes concern\u00e9es ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Une notice compr\u00e9hensible \u00e9vite qu\u2019un candidat d\u00e9couvre votre politique au moment de demander une suppression. Pour une collecte directe, l\u2019article 13 du RGPD pr\u00e9voit notamment l\u2019information sur les finalit\u00e9s, la base juridique, les destinataires, les dur\u00e9es ou leurs crit\u00e8res, et les droits applicables.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Placez cette information l\u00e0 o\u00f9 la personne transmet ses \u00e9l\u00e9ments. Une mention noy\u00e9e dans une page g\u00e9n\u00e9rale explique mal ce qui arrivera apr\u00e8s un refus. <strong>Le devenir du dossier doit \u00eatre compr\u00e9hensible sans enqu\u00eate.<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pour un profil rep\u00e9r\u00e9 par sourcing, l\u2019article 14 du RGPD encadre l\u2019information lorsque les donn\u00e9es ne sont pas recueillies directement aupr\u00e8s de la personne. Il pr\u00e9voit notamment une information dans un d\u00e9lai raisonnable, au plus tard dans un mois, et au plus tard lors de la premi\u00e8re communication si elle intervient avant, sous r\u00e9serve des exceptions pr\u00e9vues par ce m\u00eame article.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sur votre poste de maintenance, expliquez ainsi pourquoi vous contactez ce professionnel et comment ses renseignements seront utilis\u00e9s. Le fait qu\u2019un parcours soit visible publiquement ne dispense pas d\u2019examiner les r\u00e8gles applicables.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Une information claire relie chaque collecte \u00e0 un usage concret<\/strong>, plut\u00f4t qu\u2019\u00e0 une formule g\u00e9n\u00e9rale sur la protection des donn\u00e9es.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelles pi\u00e8ces archiver apr\u00e8s un refus ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Apr\u00e8s une d\u00e9cision n\u00e9gative, conserver certaines pi\u00e8ces peut r\u00e9pondre \u00e0 un besoin de d\u00e9fense en cas de contestation. Cela ne justifie pas de laisser l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 du profil disponible pour de nouvelles recherches. <strong>L\u2019archivage probatoire et le vivier doivent rester distincts.<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L\u2019article 17, paragraphe 3, point e, du RGPD pr\u00e9voit une exception \u00e0 l\u2019effacement lorsque le traitement est n\u00e9cessaire \u00e0 la constatation, \u00e0 l\u2019exercice ou \u00e0 la d\u00e9fense de droits en justice. Cette disposition ne cr\u00e9e pas une autorisation g\u00e9n\u00e9rale de tout conserver ind\u00e9finiment.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">D\u00e9terminez avec votre \u00e9quipe juridique les pi\u00e8ces n\u00e9cessaires, la base juridique du traitement et les d\u00e9lais applicables au risque consid\u00e9r\u00e9. Les obligations l\u00e9gales doivent \u00eatre rattach\u00e9es \u00e0 un texte pr\u00e9cis, et non \u00e0 une habitude interne appel\u00e9e \u00ab r\u00e8gle de conformit\u00e9 \u00bb.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dans l\u2019exemple du poste technique, une grille d\u2019\u00e9valuation factuelle peut \u00e9clairer les raisons d\u2019une d\u00e9cision. Les \u00e9changes d\u2019organisation devenus inutiles n\u2019ont pas automatiquement la m\u00eame valeur. R\u00e9servez l\u2019acc\u00e8s aux personnes charg\u00e9es de traiter une contestation.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/passer-laction\/les-durees-de-conservation-des-donnees\">guide de la CNIL sur les dur\u00e9es de conservation<\/a> aide \u00e0 distinguer les diff\u00e9rentes \u00e9tapes. <strong>Chaque archive doit avoir une raison, un responsable et une \u00e9ch\u00e9ance.<\/strong><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment traiter une demande d\u2019effacement ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un candidat demande la suppression de ses informations apr\u00e8s un refus. Le premier travail consiste \u00e0 retrouver les \u00e9l\u00e9ments concern\u00e9s : outil de recrutement, messagerie, exports et \u00e9ventuels prestataires. Effacer uniquement la fiche principale peut laisser subsister des copies utilisables.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le <strong>droit \u00e0 l\u2019effacement<\/strong> est encadr\u00e9 par l\u2019article 17 du RGPD. Il s\u2019applique dans les situations pr\u00e9vues par cet article, avec des exceptions, notamment pour la d\u00e9fense de droits en justice. Une demande n\u00e9cessite donc une r\u00e9ponse adapt\u00e9e, pas un refus automatique fond\u00e9 sur une dur\u00e9e interne.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L\u2019article 12, paragraphe 3, pr\u00e9voit une information sur les suites donn\u00e9es dans un d\u00e9lai d\u2019un mois, avec une prolongation possible de deux mois selon la complexit\u00e9 et le nombre de demandes. La personne doit \u00eatre inform\u00e9e de cette prolongation et de ses motifs dans le premier mois.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Si des \u00e9l\u00e9ments sont conserv\u00e9s pour une raison valable, expliquez lesquels et pourquoi. Pour v\u00e9rifier l\u2019identit\u00e9, l\u2019article 12, paragraphe 6, permet de demander des informations suppl\u00e9mentaires en cas de doutes raisonnables, sans imposer syst\u00e9matiquement une pi\u00e8ce d\u2019identit\u00e9.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Une proc\u00e9dure fiable suit la demande jusqu\u2019aux copies<\/strong> et distingue ce qui est supprim\u00e9 de ce qui reste temporairement conserv\u00e9.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Comment faire appliquer les \u00e9ch\u00e9ances ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Une politique \u00e9crite ne suffit pas si personne ne sait quand agir. Associez chaque cat\u00e9gorie \u00e0 une r\u00e8gle : finalit\u00e9, point de d\u00e9part, dur\u00e9e, responsable et action finale. Pr\u00e9voyez aussi ce qui se passe lorsqu\u2019un recrutement est abandonn\u00e9 sans d\u00e9cision formelle.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L\u2019article 32 du RGPD demande des mesures techniques et organisationnelles adapt\u00e9es au risque. Dans votre organisation, cela peut se traduire par des acc\u00e8s limit\u00e9s, une s\u00e9paration des archives et une v\u00e9rification des suppressions. Les exports m\u00e9ritent une attention particuli\u00e8re, car ils \u00e9chappent facilement au suivi central.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Lorsqu\u2019une personne est embauch\u00e9e, ne transf\u00e9rez pas automatiquement toutes les notes dans son dossier salari\u00e9. S\u00e9lectionnez les \u00e9l\u00e9ments n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion du personnel et appliquez les r\u00e8gles correspondant \u00e0 cette nouvelle finalit\u00e9.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dans un syst\u00e8me comme <strong>Twenty One Nexus<\/strong>, cette approche consiste \u00e0 rendre les statuts et les \u00e9ch\u00e9ances exploitables par l\u2019\u00e9quipe, tout en v\u00e9rifiant les fonctions r\u00e9ellement disponibles. <strong>La d\u00e9cision d\u2019embauche appartient au recruteur ; le logiciel l\u2019assiste.<\/strong><\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Testez enfin le parcours d\u2019un dossier fictif, de sa cr\u00e9ation \u00e0 sa suppression. Une \u00e9ch\u00e9ance n\u2019est op\u00e9rationnelle que si vous pouvez constater l\u2019action r\u00e9alis\u00e9e, y compris hors de l\u2019outil principal.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quelle r\u00e8gle appliquer au prochain dossier ?<\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Commencez par un recrutement r\u00e9el, plut\u00f4t que par un grand nettoyage sans crit\u00e8res. Pour chaque pi\u00e8ce, posez trois questions : \u00e0 quoi sert-elle encore, qui doit y acc\u00e9der et quel \u00e9v\u00e9nement d\u00e9clenche sa suppression ? Faites valider les r\u00e9ponses par les responsables concern\u00e9s.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pour le poste de maintenance, cette m\u00e9thode s\u00e9pare imm\u00e9diatement l\u2019\u00e9valuation en cours, les profils \u00e0 recontacter et les \u00e9l\u00e9ments \u00e9ventuellement archiv\u00e9s. Elle permet aussi de rep\u00e9rer les champs inutiles avant qu\u2019ils ne se remplissent de nouveau.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dans une approche comme celle de <strong>Twenty One Nexus<\/strong>, le syst\u00e8me soutient cette organisation sans remplacer le jugement professionnel. Le recruteur reste responsable de la d\u00e9cision d\u2019embauche.<\/p>\n\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@type\":\"FAQPage\",\"mainEntity\":[{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Faut-il toujours conserver les CV pendant deux ans ?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Non. Le repu00e8re de la CNIL concerne en principe la conservation en vivier apru00e8s le dernier contact. Il ne dispense pas de justifier lu2019usage, du2019informer la personne et de supprimer les informations devenues inutiles.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Le consentement est-il obligatoire pour chaque candidature ?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Le consentement nu2019est pas la seule base juridique pru00e9vue par lu2019article 6 du RGPD. La base appropriu00e9e du00e9pend de la finalitu00e9 et du contexte ; elle doit u00eatre du00e9terminu00e9e et expliquu00e9e u00e0 la personne.\"}},{\"@type\":\"Question\",\"name\":\"Peut-on conserver des notes apru00e8s une demande de suppression ?\",\"acceptedAnswer\":{\"@type\":\"Answer\",\"text\":\"Certaines piu00e8ces peuvent u00eatre conservu00e9es si une exception de lu2019article 17 du RGPD su2019applique, notamment pour du00e9fendre un droit en justice. 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La base appropri\u00e9e d\u00e9pend de la finalit\u00e9 et du contexte ; elle doit \u00eatre d\u00e9termin\u00e9e et expliqu\u00e9e \u00e0 la personne.<\/p>\n<h3>Peut-on conserver des notes apr\u00e8s une demande de suppression ?<\/h3>\n<p>Certaines pi\u00e8ces peuvent \u00eatre conserv\u00e9es si une exception de l\u2019article 17 du RGPD s\u2019applique, notamment pour d\u00e9fendre un droit en justice. Leur n\u00e9cessit\u00e9, leur acc\u00e8s et leur dur\u00e9e doivent alors \u00eatre justifi\u00e9s.<\/p>\n<h3>Que faire des copies envoy\u00e9es au manager ?<\/h3>\n<p>Int\u00e9grez-les au dispositif de conservation et de suppression. Privil\u00e9giez un acc\u00e8s contr\u00f4l\u00e9 au dossier plut\u00f4t que la multiplication de pi\u00e8ces jointes difficiles \u00e0 retrouver.<\/p>\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Un poste de maintenance se rouvre. 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